Jeden z nejnáročnějších úkolů HR při najímání nových pracovníků je proces náboru. Je potřeba připravit inzerát, nechat ho odsouhlasit manažerem, zveřejnit na vhodných platformách z pohledu dané cílové skupiny. Poté je třeba shromažďovat všechny zaslané žádosti se životopisy, posoudit je, sdílet s manažerem, organizovat pohovory případně diagnostiku. 

Jakmile jste vybrali ideálního nového člena týmu, čeká vás ještě další úkoly – příprava nabídky, smlouvy, vyžádání všech relevantních dokumentů a informací pro účely nástupu, jejich zadání do interního systému, podání na potřebné úřady, osobní přivítání, zaškolení a poskytování průběžné zpětné vazby. Jedná se o velké množství administrativní práce, kde můžou nastat chyby například při manuálním zadávání údajů několikrát do různých podkladů nebo systémů. Je to nikdy nekončící proces, který se opakuje znova a znova.

Nástup nováčka

Jak se v procesu nástupu cítí nováček? Prochází náročným výběrovým řízením, pokud uspěje, začíná výměna množství informací potřebných k nástupu a pak informační lavina k tomu, co vše by měl vědět, znát, umět, naučit se atd. V středně velké firmě s malým HR oddělením bývá nováček před nástupem kontaktován průměrně 10-15 krát několika různými lidmi a pak v průběhu prvních dnů prochází „nalívárnou“ informací, z kterých většinu stejně zapomene. 

Říká se, že ideální HR je takové, které dokáže skvěle skloubit potřeby zaměstnanců i firmy do nejlepších řešení. Pokud tedy chcete skloubit to, aby se nováček cítil v tomto procesu komfortně, zaměstnanci měli efektivní podporu v procesech a pro firmu by to znamenalo co nejkvalitnější a časově úsporný proces nástupu, nezbývá Vám než digitalizovat tyto procesy.

Digitalizace náboru

Pro správu došlých životopisu je na trhu několik kvalitních řešení v podobě tzv. ATS – Applicant Tracking Systém, které nejen shromažďuje přijaté životopisy, ale postará se i o veškerou komunikaci s kandidáty, sdílení s manažery i o dodržení zákonných náležitosti jako je ochrana osobních údajů. Jednotlivé nástroje se odlišují svými funkcionalitami a dle toho se hodí do různých prostředí. Například jiné ATS bude používat firma, která realizuje nábor centralizovaně z HR a jiné tam, kde si manažeři vybírají v užších kolách již sami.

Pokud Vás čeká velké množství kandidátů, vyplatí se systém pro asynchronní nahrávané video-pohovory kandidátů – odpadne Vám množství času na organizaci pohovorů i slaďování se s manažerem a kandidáty. Nahrané video-pohovory jednoduše nasdílíte manažerovi a společně zhodnotíme svůj pohled na kandidáty. 

Celá přednástupní komunikace může být také digitální, což přináší velkou časovou úsporu i minimalizaci chyb. Představte si, že nováček vyplní svůj osobní dotazník k nástupu elektronicky, má přístup k úvodním informacím o firmě, o týmu, o tom, co se bude dít v prvních dnech atd. Pracovníci HR automaticky naimportují vyplněný vstupní dotazník do HR systému a na pár kliknutí připraví pracovní smlouvu a další dokumenty pro první den. A nováček se kdykoliv může vrátit ke všem těmto informacím, pokud si je chce připomenout a zopakovat. HR ušetří spoustu času na tom, že nemusí každý měsíc všem opakovat ty stejné informace, ale může se více věnovat lidem a tomu, jak se ve firmě cítí a co potřebují. Hezká představa, že?

Pokud chcete takové představy přetavit do reality, rádi Vám s tím pomůžeme. Nemusí jít o žádné drahé informační systémy – mnohdy jde jen o doplnění pár užitečných nástrojů, které celý proces přepojí a zjednoduší.

Jak to funguje?

Ozvěte se nám, dohodneme si schůzku k zmapování toho, jak fungujete teď a na základě toho Vám navrhneme alternativy řešení v různých cenových hladinách. Je pak na Vás, která alternativa Vám dává největší smysl z pohledu přínosu versus nákladů.